EDURANEWS, JAKARTA: Dalam sambutannya Prof. Henry Eryanto guru besar Universitas Negeri Jakarta (UNJ) sekaligus dewan pakar Asosiasi Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran Indonesia (ASPAPI) mengatakan bahwa pengelolaan dokumen yang terdigitalisasi bukan lagi opsi, melainkan tulang punggung kinerja administrasi modern.
“Di era sertifikasi dan audit yang serba cepat, dokumen tidak boleh lagi “dihafal” di kepala satu orang staf. Harus ada sistem yang bisa diakses, dipahami, dan dijalankan bersama,” ungkap Prof. Henry. Hal ini dirinya ungkapkan saat kegiatan pelatihan pengelolaan dokumen digital kepada para guru dan dosen anggota ASPAPI DKI Jakarta secara daring pada 12 September 2025.
Prof. Henry juga mengungkapkan bahwa kegiatan ini diposisikan sebagai upaya memperkuat ekosistem Pendidikan vokasi bidang administrasi perkantoran. Melalui payung organisasi profesi seperti ASPAPI ini dirinya berpesan agar dapat menjadi wadah untuk peningkatan komptensi dan sertifikasi keahlianbidang administrasi perkantoran di Indonesia. “Pelatihan pengelolaan dokumen digital ini menjadi mata rantai penting antara kebijakan, proses belajar, dan tuntutan industri yang semakin terdigitalisasi,” ungkapnya.
Pada kesempatan itu Prof. Henry berharap bersama ASPAPI kegiatan ini dapat diperluas jangkauannya ke banyak daerah dan satuan Pendidikan sekaligus membuka peluang integrasi teknologi yang lebih maju—mulai dari pemanfaatan cloud storage institusional hingga kemungkinan penggunaan kecerdasan buatan (AI) untuk membantu klasifikasi dan penelusuran dokumen secara otomatis.
“Inovasi dalam pengelolaan dokumen digital seperti ini bukan hanya soal mengikuti tren teknologi, yang jauh lebih penting adalah memastikan bahwa guru dan dosen memiliki keterampilan administratif yang relevan, terukur, dan siap dipraktikkan di kelas maupun di dunia kerja, sehingga administrasi perkantoran Indonesia tidak tertinggal di tengah percepatan transformasi digital.” Tutup Prof. Henry.
Selain itu menurut Dr. Marsofiyat, M.Pd selaku dosen UNJ sekaligus Ketua ASPAPI DKI Jakarta mengatakan pelatihan ini juga dikemas dalam program pengabdian kepada Masyarakat. Para peserta berasal dari kalangan guru SMK dan dosen anggota ASPAPI DKI Jakarta.
Dr. Marsofiyati , M.Pd. juga mengungkapkan bahwa dalam kegiatan ini para peserta juga di ajak berefleksi dan melihat Kembali cara mereka melakukan pendokumentasian dan juga pendistribusian dokumen di lingkungan kerja masing-masing peserta. “Melalui pelatihan ini para peserta tidak sekedar memahami distribusi berdasarkan pindah map kertas atau pindah folder computer semata, melainkan memahami system pengelolaan dokumen digital yang terstruktur, mudah ditelusuri, dan aman untuk jangka Panjang,” katanya.
Pada kesempatan itu Anggriawan Oktobisono, M. M. selaku Sekretaris ASPAPI DKI Jakarta mengatakan pelatihan ini juga dirancang untuk menjawab kebutuhan nyata di lapangan bidang administrasi perkantoran. Dirinya menambahkan bahwa meski sudah banyak satuan Pendidikan yang menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi (TIK) akan tetapi Sebagian besar belum memiliki system pengelolaan arsip dan dokumen yang jelas.
“kenyataan ini juga dapat menjadi beban pekerjaan mulai dari surat menyurat, berkas akademik, dokumen ujian, hingga berkas kerja sama, sering kali tercecer di berbagai perangkat tanpa standar penamaan dan penyimpanan yang baku,” katanya.
Dirinya mengajak para peserta untuk memahami model pengelolaan administrasi yang tidak saja rapi tetapi mudah dipahami dan ditelusuri dalam jangka Panjang dengan pemanfaatan teknologi digital saat ini dan rancangan aplikasi modern yang mewadahi kemudahan dalam kerja administrasi.
Pada kesempatan itu para narasumber juga turut memandu peserta memahami konsep dasar manajemen dokumen digital, lalu beranjak pada praktik. Selain itu peserta dikenalkan pada alur kerja pengelolaan dokumen mulai dari penerimaan, klasifikasi, penamaan, penyimpanan, pencarian, hingga membackup”, dengan menekankan pentingnya konsistensi dan standar prosedur.
Pada kesempatan ini Dr. Marsofiyati, M.Pd. juga mengenalkan salah satu contoh pemanfaatan aplikasi pengelolaan arsip berbasis digital seperti DIVE APPS yang sebelumnya telah diuji sebagai alternatif sistem manajemen arsip bagi guru anggota ASPAPI.
Pada sesi praktik, guru dan dosen diminta mensimulasikan pengelolaan dokumen sehari-hari dari mulai membuat struktur folder yang logis, menyusun kode klasifikasi, menentukan format penamaan file, hingga mensimulasikan proses penelusuran kembali dokumen yang sudah diarsipkan.
Marsofiyati berharap pendekatan ini dapat membuat peserta tidak hanya memahami teori, tetapi juga merasakan langsung bagaimana sistem yang baik dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko dokumen terselip atau hilang.
“Kalau guru dan dosennya terbiasa menggunakan sistem pengelolaan dokumen yang tertib dan modern, kebiasaan itu akan menular ke siswa. Inilah yang nantinya menjadi bekal nyata ketika mereka masuk ke dunia kerja,” paparnya.