EDURANEWS, JAKARTA- Arsip masih menjadi kebutuhan di zaman yang sudah serba digital. Tim Pengabdian Masyarakat Fakultas Ekonomi UNJ menjelaskan bagaimana peran aplikasi database dalam pengelolaan arsip digital di Era Society 5.0. Dalam pengembangannya Team Pengabdian Masyarakat Fakultas Ekonomi melakukan riset mendalam mengembangkan aplikasi database yang memudahkan untuk alih media arsip digital ini.
Penggunaan arsip terutama Big Data sudah menjadi keharusan di era digital. Kini arsip harus memudahkan dalam mencari entitas tertentu.
“Arsip dapat membantu membuat keputusan,” kata Dr. Osly Usman yang merupakan Kepala Program Studi Bisnis Digital mengawali diskusi.
Dalam aktivitasnya, arsip digital tidak hanya mengumpulkan saja. Tetapi juga harus dilakukan pengelompokan Arsip yang dapat memberikan gambaran ke depan mengenai apa yang dilakukan oleh individu atau perusahaan.
Misalnya Dr. Ously Usman menceritakan bagaimana MCD dalam mengarsipkan BTS Meal dengan hanya menggunakan platform sosial media Twitter.
Dr. Ously Usman meyakini di masa depan arsip-arsip digital sangat berpengaruh dalam membuat keputusan bagi perusahaan maupun perkantoran. Arsip-arsip yang berbasis Big Data inilah yang akan membantu dalam membuat keputusan perusahaan maupun perkantoran dalam melangkah dan menentukan keberlangsungan bisnis ke depannya..
Penting Alih Media Arsip Digital
Arsip adalah rekaman kegiatan yang dapat ditampilkan kembali dalam pelbagai bentuk. Arsip ini dapat diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan.
Secara konvensional bisa diartikan sebagai arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan dan ketikan.
“Semua hal yang berkaitan dengan dokumen itu berkaitan dengan arsip dan big data,” ucap Marsofiyati S.Pd., M.Pd.
Dalam perkembangan sekarang arsip mengalami alih media. Kegiatan pengalihan ini dapat memudahkan dalam mengakses arsip. Alih media arsip dari awal yang berbasis kertas kini berubah menjadi arsip berbasis digital. Alih media ini bisa menggunakan scan dan rekaman berbasis suara.
Marsofiyati S.Pd.,M.Pd. menjelaskan bagaimana kemudahan dalam manajemen arsip digital. Diantaranya retensi otomatis, dapat dihubungkan dengan jaringan komputasi, pencatatan lokasi fisik dokumen, fasilitas gambar dan suara, fasilitas pencarian dokumen, mudah dioperasikan, laporan kondisi arsip dan keamanan data. Selain digital arsip juga perlu disimpan file dalam dokumen fisik.
“Terutama yang berkaitan dengan legalitas,” jelas Marsofiyati S.Pd.,M.Pd. seperti KTP dan Paspor. Dokumen asli harus disimpan dengan prosedur yang harus dijalankan. Dengan adanya pengarsipan digital ini maka arsip dapat cepat ditemukan dan memungkinkan dalam pemanfaatan arsip.
Di akhir sesi, Tim Pengabdian Masyarakat menjelaskan contoh penggunaan aplikasi yang dapat digunakan. Ada beberapa langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam pengelolaan surat misalnya.
Hybrid System juga masih digunakan dalam mendukung digitalisasi dan pengembangan aplikasi database ini. Aplikasi juga dalam proses pengembangan dan pendaftaran Hak Cipta.
