EDURA, JAKARTA- Digitalisasi menjadi isu yang sangat penting dalam menghadapi era Industri 4.0. Tak terkecuali bagi siapa saja yang bekerja dalam kaitannya dengan administrasi perkantoran. Sosialiasi dilakukan dalam P2M Unggulan Universitas : Peran Aplikasi Grip Work Journey (GWJ) dalam Pembelajaran Tata Kelola Perkantoran serta Focus Group Discusion (FGD) Penerapan Aplikasi Grip Work Journey (GWJ) dengan Model UTAUT (14/10).
Prof. Henry Eryanto menyatakan ada empat faktor penting yang mesti diperhatikan. Pertama, Internet of Thing, ini berkaitan dengan segala pekerjaan sekretaris administrasi perkantoran yang serba manual terintegrasi dengan Internet. Kedua, Big Data yang berkaitan dengan segala data dan informasi yang diolah. Ketiga, Cloud Computing yang berkaitan dengan bagaimana data dan informasi yang diolah itu dapat diakses. Keempat, Machine Learning yang berkaitan dengan sekretaris dapat belajar dan mengupgrade pengetahuannya.
“Kuncinya pada sistem pengelolaan data konvensional yang sulit dikelola menjadi data yang dapat disimpan di server komputer,” ungkap Prof. Henry.
Prof. Henry percaya bahwa strategi Perkantoran 4.0 terletak pada digitalisasi. Peran sekretaris Administrasi Perkantoran amat penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan.
“Sudah saatnya pengelolaan administrasi perkantoran beralih dari manual ke digital berbasis informasi teknologi,” ungkap Prof. Henry.
Seluruh pegawai tata usaha atau pegawai administrasi perkantoran harus dapat merencanakan, mengorganisir dan mengontrol pekerjaannya.
“Pekerjaan administrasi perkantoran seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menghimpun, mengirim, melakukan komunikasi yang selama ini dilakukan secara manual sekarang harus digital,” ucap Prof.Henry menekankan.
Peran Corporate Secretary sebagai jantung dari aktivitas dewan direksi. Tak hanya dituntut mampu menjaga komunikasi dengan pihak yang berkaitan dengan kelangsungan perusahaan, para Corporate Secretary harus selalu memastikan ketersediaan informasi kepada pihak stakeholders.
“Sehingga pada saat informasi dibutuhkan siapapun, maka Corporate Secretary harus bisa menyiapkan,” ungkap Prof. Henry.
Grip Work Journey (GWJ)
Untuk membantu pekerjaan tata kelola administrasi perkantoran, para peneliti dari UNJ yang diketuai oleh Marsofiyati, SPd., M.Pd. menciptakan aplikasi berbasis android. Aplikasi itu adalah Grip Work Journey (GWJ). GWJ ini menjadi wujud dalam pengembangan tata kelola administrasi perkantoran yang memanfaatkan teknologi informasi. Ady Fahril salah satu peneliti menjelaskan secara teknis bagaimana aplikasi dapat digunakan. Mulai dari pengunduhan di Playstore, pengisian biodata, dan sistem dalam penggunaan aplikasi GWJ.
“Pekerjaan kantor menjadi cepat dan mudah,” ungkap Ady dalam menjelaskan fungsi dari aplikasi GWJ.
Tentunya dengan adanya aplikasi GWJ ini diharapkan mempermudah pekerjaan pimpinan, sekretaris maupun administrator. Otomatisasi perkantoran dapat tercipta dengan adanya aplikasi GWJ. Artinya segala informasi mengenai adminstrasi perkantoran dapat disimpan sekaligus didistibusikan dengan sistem android berbasis telepon genggam.
GWJ dapat membantu dalam segala hal seperti pencatatan informasi rapat, penyimpanan kontak penting, serta membuat reminder pekerjaan. Melalui GWJ ini tata kelola administrasi perkantoran dapat dipantau dan diakses secara daring.
“Mudah-mudahan aplikasi ini dapat berguna khususnya dalam jenjang administrasi perkantoran dan pada umumnya pada pembelajaran tata kola perkantoran,” ungkap Marsofiyati.
